メールの件名を工夫するだけで、ビジネス英語のレベルアップ!

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ビジネスメールを送るイメージ

ビジネスで英文メールを作成する場合、豊富な語彙力や正確な文法を使いこなしていることよりも、実はもっと大切なポイントがあります。

それは、「ビジネスの観点から考えて、効率的で分かり易いメールになっているか」ということです。

毎日膨大な量のメールを処理しているビジネスパーソンにとっては、長くて丁寧なメールよりも、端的に書かれている要点のはっきりとしたメールの方が好ましいのが実態です。

場合によっては、メールの件名だけで、「読むか、読まないか」を判断することすらあります。そこで今回は、メールをまずは読んでもらうためにも、効果的な件名の付け方について、お話ししたいと思います。

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件名は「一言で内容が伝わるように」書く

朝、デスクについてパソコンを立ち上げ、まずはメールのチェックをする、という人は多いと思います。

差出人や件名を見て、読む優先順位を決めることもあるでしょう。そう考えると、メールの件名というのは、本文と同じくらい大切なものだと言えます。件名を見た時点でふるい落とされてしまうと、本文を読んでもらえない可能性すらあります。

ですから、件名は「一言で内容が伝わるように」書きましょう。またここでは、センテンスが文法上正しいかどうかにこだわる必要もありません。

実は新聞のタイトルも、簡潔に一言で内容を伝えるために、正確な文法ではなく、特別なルールに則って書かれているのです。例えば、
「More Pay Cuts(さらなる賃金削減)」
といったように、不完全な文であることもありますし、
「New Solar System Objects Revealed(太陽系の新しい物体の正体が明らかに)」
という形のように、冠詞が省かれていることもあります。

他にも、「be動詞を省略する」「未来のことを表す時にはTo不定詞を使う」など、タイトルを短い一文にするためにいくつかのルールが設定されています。

メールの件名も、新聞のタイトルと同様に、正しい文法で書く必要はありません。

be動詞を省いたり、冠詞を省いたりしながら、「的確に本文の内容を表す一言」を、なるべく短く書くことを心がけましょう。

形式

メールの件名の中に、分かり易く本文の内容を表す書き方としては、「メールの内容をカテゴライズするような名詞:+内容」とするのがおすすめです。

「カテゴライズするような名詞」の具体的な例としては

「Information(お知らせ)」
「Notification(通知)」
「Request(リクエスト)」
「Inquiry:(お問い合わせ)」
「Confirmation(ご確認)」
「Reminder(リマインダー)」

などがあります。リマインダーとは、「思い出して頂くためのお知らせ、督促」といった意味の通知のことです。「督促」という意味合いをより和らげたい場合には、「Gentle Reminder」とする書き方もあります。

また、緊急を要する場合には最初に
【URGENT】(緊急)
と付記したり、
読み手に行動を促したい場合には
【Action】(アクション)
などと付けるのも効果的です。

Cafe Information(カフェからのお知らせ)
というように、メールの発信元を件名につけるのも一案です。

例文

よく使われる件名を、例文としていくつか挙げてみます。

  • 「Notification: Product KS-219 Delivered (製品番号KS-219 着荷のお知らせ)」
  • 「Request: E-mail dated Aug 31st To Resend(8月31日付けのメールを再送願います)」
  • 「Reminder: Document Due Next Week(書類の提出期限は来週です、お忘れのないように)」
  • 「Confirmation: Mr. Jones business trip(Jonesさんの出張について確認をお願いします)」
  • 「【URGENT】: Printer Problem Need Fixed (【緊急】 プリンターが故障したので修理をお願いします)」

まとめ

上記の例文と日本語訳を見比べていかがですか。英文の方がよりすっきりとしていませんか。英文メールでは、件名に限らず本文においても、簡潔であることや、結論から記載すること、などが好まれます。

メールの顔である件名を、まずは「英語的」に表現することで、ワンランク上のビジネスメールを目指しましょう。