英語での電話対応!受け方・かけ方・切り方・留守電メッセージまとめ

  • Yuri

英語で電話応対をするビジネスマン

仕事上で英語で電話をかけるとき、もしくは英語で電話を受けたとき、まずどのように会話を始めるか悩まれる人も多いのではないでしょうか。

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電話をかけるとき

こちらからかけるときは、もし受付の方がいる場合、
May I speak to Mr. Smith?
などといえばいいのですが、もし
He is not available at this moment. May I take a message?
といわれてしまったらどうすればいいのかというと、
My name is Yoko from XX company. Could you please ask Mr. Smith to call me back when he is available? My phone number is 123-456-7890
といえばいいのです。

場合によっては本人の直通電話で、本人が出られないとボイスメッセージ(留守番電話)に転送され、そこにメッセージを残すことになりますが、その際も上記のように自分の名前と会社名を名乗り、
Could you please call me back when you have a moment? My phone number is 123-456-7890
と言って電話を切ればいいのです。この場合、手短に電話の要件を伝えてもいいかもしれません。
I would like to follow up with our meeting from last week
などと残しておけば、向こうも何で電話がきたのかはっきりするので、準備して電話をかけなおすことができます。

電話を受けるとき

受付から「外国の方からお電話です」といわれて転送されてきたなら
Hello, Yuko is speaking
といえばいいだけです。

知っている人からの電話なら
Hello, Mr. Smith. It is good to hear from you. How are you?
となりますが、知らない人からなら
How may I help you?
と要件を聞くのが無難です。

急に色々言われて何が何だかわからず、誰と話しているのかもよくわからない状態になったら
May I have your name again please?
とか
What was your name again?
と聞けば失礼にはあたりません。

もし別の部署とか別の担当者と話す必要がある場合は
I am afraid that I would be the right person to help you. May I transfer you to my colleague who can help you?
といえばいいです。

現段階で誰が応対するべきかわからない場合は
I will find out who is able to help you and will call you back. Or I will have someone call you back. May I take your phone number?
といえば、相手の方も安心されます。

電話での会話の結び(切り方)

会話の最後のほうでは
It was very nice to speak with you. Thank you very much. Have a wonderful day
などというといいと思います。

英語の留守録メッセージが必要な時
Hello, you have reached Yuko’s voice message. I am not able to take your call at this moment. Please leave me a message. I will call you back as soon as possible.
がよくつかわれるメッセージです。