教科書英語を卒業!メールの書きだしで印象が変わります

  • Yuko

伝わる英文メールを送る様子

仕事上、英語でやり取りが多いのですが、英語のメールでかなりその人の印象が変わることを学びました。同じ英語を使っていても、すごく心のこもったメールだなと読み始めてすぐに感じるメールがたまにあります。

社内、社外問わず、私の周りではかき出しにDear Mikeなどと書く人は非常に少なく、だいたいHi Mikeで始まる人が95%です。どちらも間違いではありませんが、受ける印象はかなり違います。

法律関係の方はかなりフォーマルなので未だにDear Mr. Smithなどという形でMr. などの敬称を使う傾向がある方が多いようです。ただ社内でこれやってしまうと、この人教科書英語しか知らないのかなと思われかねないので、個人的に社内のメールにはすすめません。多国籍企業にお勤めでアメリカにいる一度もあったこともないし、話したこともないCEOにメールするのならOKかもしれませんが。

社内社外を問わず年中メールをやり取りしている間柄でも、朝メールをするのならGood morning Mikeと書き始め、午後ならGood afternoon Mikeとかき出すと、この人はきちんと挨拶する人なのだなあという印象を受けます。私も以前は誰に対してもHi Mikeなどと書いていて、たまに気が向くとHelloにしていたくらいです。

ある時、必ず時間帯にわけてちゃんとGood morning と Good afternoonを使い分ける人と仕事でやり取りするようになり、これだけでも印象がずいぶん変わると思い、それからは私もHiはよほど社内の仲良しさんか、カジュアルなメールではない限り使わなくなりました。文字の数が多いだけ、心がこもっている感じがするので、私も同じように心をこめてメールを書いてますという気持ちを伝えるのは悪いことではないですよね。

その後の書きだしですが、もし電話で初めて話をした直後のフォローアップなら
It was a pleasure to speak with you on the phone. Further to our discussion, this is to confirm that … っていうのが一般的です。

クリスマスなどの連休明けに既にやり取りのある方にメールするのなら
I trust you had a wonderful Christmas holiday with your family
と書いてから本題に入るのがおすすめです。

ビジネス上のメールならあまりHow are you?とかは使いません。同等レベルの地位で、ランチも一緒にいくとか電話で雑談もできるような間柄ならかまいませんが、上のくらいの人にはちょっとカジュアルすぎるかもしれません。

年中電話でも話しているし、メールも毎日している間柄なら特に以上のような前置きはいらないし、日本語のように意味もなく「いつもお世話になります」的な文章も必要なく、単刀直入に要件を書いても無礼にはあたりません。

英語の場合ダラダラ挨拶いれるくらいなら、要件を手短にポイントを押さえた書き方をしたほうがまだ受け入れられます。

ダラダラしたメールは忙しい人は読んでられないし、英語が母国語でない人がわけのわからないメール送ってよこされただけでイライラする人もいますので、とりあえず非常に重要な点を箇条書きにしても読みやすく、何を言おうとしているのかはっきり伝わるようにしたほうが、印象はよくなることを覚えておきましょう。

何か情報や資料を送ってほしいとか、いついつまでに何をしてほしいとかなら、いきなり
Please provide me with the following by December 15:
-箇条書き
-箇条書き
などとシンプルに伝えるほうが、読み手もすごく楽だったりしますので、使ってみてください。